Điều gì khác nhau giữa 1 tiệc nướng ngoài trời với một nhóm bạn và một festival cho nửa triệu người tham dự. Trên nguyên lý là không có gì khác nhau cả vì ở cả 2 event người ta đều đến gởi xe, trò chuyện, an toạ, ăn uống… và có những kỷ niệm đẹp về event.

Event logistics là tập hợp con người, hoạt động và các phương tiện kỹ thuật, vật chất để tổ chức, sắp xếp lịch trình nhằm triển khai nguồn lực làm nên một event thành công. Nói một cách dễ hiểu, event logistics bao hàm việc lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát tốt đồ đạc, con người, dòng thông tin trước, trong và sau event.

Khi bạn cần một tấm backdrop thật đặc biệt dành cho Event của mình, cần có một màn pháo sáng hoành tráng hay quá trình đưa rước khách VIP thật chu đáo, chuyên nghiệp, thì hãy đưa ra yêu cầu đó cho đội phụ trách Event Logistics.

Đây là một mẫu Event Logistics Checklist của một buổi meeting, các bạn có thể tham khảo thêm.

LogisticsChecklist

Vậy vai trò của Event Logistics là gì?

Nếu mà event đã diễn ra rồi, không có sự thay đổi nào có thể làm nó tốt hơn. Ví dụ như việc rót bia, người chủ xị có thể dùng nụ cười để khoả lấp sự bối rối, đeo nhẫn lên tay hoặc thực hiện kế hoạch khẩn cấp (nếu có sẵn) hay ngay từ đầu đã cố gắng giữ cho nó chạy trơn tru. Sự thành công của bất cứ thể loại event nào phụ thuộc chủ yếu vào việc lên kế hoạch và chuẩn bị thật chu đáo, chuyên nghiệp, có cả kế hoạch B cho những trường hợp phát sinh đột xuất.

Chúng ta đang nói về vấn đề hậu cần trong event. Event Logistics tốt chứng tỏ những người tổ chức event đó chu đáo, chuyên nghiệp. Nếu ngược lại, sẽ gây nên những hệ lụy khó lường.

Ví dụ có một công ty bia lớn thường xuyên tài trợ cho lều VIP ở 1 giải đấu tennis hạng sang. Tất nhiên những nhân viên nhà máy bia sẽ không phải là người đứng sau bàn buffet mà nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm về đồ ăn, thức uống, nhân viên phục vụ. Nếu để xảy ra cảnh lộn xộn về giờ giấc và quy trình vận hành, thì khách VIP sẽ không biết nhà cung cấp là ai để mà than phiền, vì vậy mà mọi tội vạ đổ lên đầu sẽ đổ lên đầu công ty bia – công ty mà logo quảng cáo trải dài trên 4 mặt lều. Như vậy, nếu người làm event logistic không chu đáo, rất có thể làm cho khách hàng, nhà tài trợ của mình hứng chịu mọi điều tiếng.

Event Logistic có phải là chân chạy việc vặt?

Nhiều người nhầm lẫn cho rằng Event Logistics liên quan đến thực thi là công việc rất đơn giản nên họ giao cho những người có kỹ năng trung bình đảm nhận. Có người lại lầm tưởng nhân viên Event Logistics là những người giúp họ chạy việc để họ có thời gian làm những việc cao siêu hơn như là quản lý hay tạo lập concept. Vì vậy, họ đinh ninh rằng kiểm soát công việc của đội Event Logistics thông qua check list những gì đã làm và chưa làm là đủ để đảm bảo hiệu quả. Nhưng họ đã lầm.

Khi mà hầu hết các công ty coi trọng event hướng đến khách hàng như một công cụ marketing hiệu quả, họ cũng chấp nhận đặt lên bàn cân hiệu quả của nó, có thể là tốt hay là kém hiệu quả. Yêu cầu của khách tham dự thì ngày càng tăng và họ có xu hướng không bỏ qua cả những sơ suất nhỏ nhất từ nhà tổ chức.Chính vì vậy, vai trò của người làm Event Logistics là vô cùng quan trọng, Event Logistics không chu đáo cũng giống như bạn đi thi mà quên bơm mực đầy viết máy vậy. Vì vậy hãy để những con người chu đáo và chuyên nghiệp lo phần hậu cần trong event.

Nguồn: Event Channel

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *